How to Write an Arztbrief (Template + Example)
The second part of the FSP is documentation: you are expected to turn the information you gathered from the patient in the anamnesis into a written medical letter (Arztbrief / discharge letter). Here's the good news — the Arztbrief has a fixed skeleton. If you memorize this structure as a template, in the exam you simply fill it in instead of thinking from scratch.
The standard structure of an Arztbrief
A classic Arztbrief consists of these sections:
| Section | Content |
|---|---|
| Anrede / Kopf | "Sehr geehrte Frau Kollegin, sehr geehrter Herr Kollege," + patient identifiers (name, date of birth, admission date). |
| Anamnese | Jetzige Anamnese (current complaint), Vegetative/Vorerkrankungen, Medikamente, Allergien, Noxen, Familien- & Sozialanamnese. |
| Körperliche Untersuchung | Examination findings (in the exam, often summarized as "unauffällig"). |
| (Verdachts-)Diagnose | Provisional diagnosis + differentials (Differenzialdiagnosen). |
| Therapie / Procedere | Planned workup and treatment: lab, imaging, consultation, medication. |
| Schluss | "Mit freundlichen kollegialen Grüßen" + signature. |
Critical grammar: Konjunktiv I and the passive
The two things assessors look at most in an Arztbrief:
- Konjunktiv I (reported speech): used to relay what the patient said. The patient says "Ich habe seit drei Tagen Bauchschmerzen"; you write: "Der Patient berichtet, er habe seit drei Tagen Bauchschmerzen."
- Passive: used to describe what was done: "Es wurde eine Blutentnahme durchgeführt." ("A blood draw was performed.")
The trick: the patient's statement → berichtet/gibt an + Konjunktiv I. What you did → passive (wurde ... durchgeführt). These two reflexes are the backbone of the Arztbrief.
For foreign physicians, the Arztbrief is considered the toughest part of the FSP — because it requires not speech but report-specific nominal structures and command of Konjunktiv I. Here are the 10 most common transformations:
| Plain sentence (Indikativ) | Correct in the Arztbrief (Konjunktiv I) |
|---|---|
| Der Patient hat Fieber. | Der Patient gibt an, er habe Fieber. |
| Sie ist gestürzt. | Die Patientin berichtete, sie sei gestürzt. |
| Er nimmt Diclofenac ein. | Er gab an, dass er Diclofenac einnehme. |
| Sie hat eine Jod-Allergie. | Sie sagte, dass sie eine Jod-Allergie habe. |
| Die Schmerzen sind stechend. | Er klagte, die Schmerzen seien stechend. |
| Die Übelkeit besteht seit gestern. | Die Übelkeit bestehe seit gestern. |
| Sie verspürt Schwindel. | Sie berichtet, sie verspüre Schwindel. |
| Es wird schlimmer. | Er gab an, es werde schlimmer. |
| Die Beschwerden haben begonnen. | Die Beschwerden hätten begonnen. (Konj. II in the plural) |
| Seine Eltern sind verstorben. | … seine Eltern seien verstorben. |
Key verbs (3rd person singular): sein → sei, haben → habe, werden → werde, nehmen → nehme, bestehen → bestehe, geben → gebe. Watch out: when Konjunktiv I in the plural looks identical to the Indikativ (e.g. "haben"), you switch to Konjunktiv II ("hätten").
Note: Konjunktiv I is not technically mandatory (the Indikativ is also accepted), but because it signals C1 level and "neutral reporting," it is strongly recommended and earns you points.
A short example
"Sehr geehrte Kollegin, sehr geehrter Kollege,
wir berichten über Herrn Mustermann, geb. 12.03.1968, der sich am 02.06.2026 in unserer Notaufnahme vorstellte.
Anamnese: Der Patient berichtet, er habe seit drei Tagen zunehmende, kolikartige Schmerzen
im rechten Unterbauch. Begleitend bestünden Übelkeit und einmaliges Erbrechen. …
Verdachtsdiagnose: V. a. akute Appendizitis. DD: Nephrolithiasis.
Procedere: Es wurden Labor (inkl. Entzündungswerte) sowie eine Abdomensonografie veranlasst.
Eine chirurgische Vorstellung wurde eingeleitet. …"
Translate & check your Arztbrief with AI
The Discharge-Letter Translator converts your text into patient and physician registers, and lets you spot structure and Konjunktiv errors.
The most common abbreviations (with correct expansions)
Either use abbreviations correctly or not at all. The most frequent ones:
| Abbreviation | Expansion | Meaning |
|---|---|---|
| V.a. | Verdacht auf | suspicion of … |
| Z.n. | Zustand nach | state after … |
| DD | Differentialdiagnose | differential diagnosis |
| a.e. | am ehesten | most likely |
| i.v. / i.m. / s.c. / p.o. | intravenös / intramuskulär / subkutan / per os | intravenous / intramuscular / subcutaneous / oral |
| o.p.B. | ohne pathologischen Befund | no pathological finding |
| AZ / EZ | Allgemein- / Ernährungszustand | general / nutritional status |
| BB / CRP / BSG | Blutbild / C-reaktives Protein / Blutsenkung | blood count / CRP / ESR |
Don't let the passive get monotonous
Instead of constantly saying "wurde ... durchgeführt," vary it:
- Es erfolgte eine Abdomensonografie.
- Es zeigte sich ein unauffälliger Befund.
- Es fand sich eine Leukozytose.
- Ein EKG wurde abgeleitet. · Ein kardiologisches Konsil wurde erbeten.
Smoking-history tip: "pack years" = packs per day × years. 1 pack/day × 30 years = 30 pack years → "Dies entspricht etwa 30 pack years." This small detail leaves a good impression on the assessor.
4 quick tips
- Write the skeleton first (the headings), then fill it in — critical for time management.
- Expand your abbreviations or at least use them correctly (V. a. = Verdacht auf, DD = Differenzialdiagnose).
- Don't skip the date and identifiers; the formal-letter feel earns points.
- Write legibly — what they can't read costs you points.